ادارة التغيير

إدارة التغيير هي عملية الإنتقال من وضع قائم بالفعل إلى وضع مستهدف لتحقيق أهداف محددة فى إطار رؤية واضحة مشتركة بين القيادة والعاملين تتم من خلالها عمل تغييرات في نظام معين، حيث يتم تنفيذ هذه التغييرات بطريقة يمكن التحكم بها عن طريق اتباع إطار ونموذج محددين ، ويتم إجراء ذلك بأسلوب منظم وبأقل مضايقة أو إزعاج والتغيير ببساطة هو الانتقال مما نحن فيه الآن إلى ما نريد أن نكون عليه.

وتعتبر ادارة التغيير في مشروع نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية احد محاور العمل الرئيسية في تنفيذ المشروع ترتبط، بالرؤية والأهداف الاستراتيجية للمشروع بتمكين مستخدمي النظام ا"لحكومة " من ادارة المال العام بكفاءة وفاعلية من خلال توفـر قاعدة بيانــات مالية دقيقة وشاملة تدعم ادارة القرارات المالية وصنعها في الوقت المناســب. وهو ما استلزم تطبيق استراتيجية فعالة لادارة التغيير تستند في رسالتها على توفير الأدوات والتقنيات والإرشادات اللازمة واستخدام كل الوسائل الممكنة لإعداد كافة اصخاب المصالح وعلى وجه الخصوص مستخدمي النظام ، لكي يتقبلوا عملية الانتقال إلى النظام الجديد و يكونوا أكثر استعداداً والتزاماً في تطبيقه.

وتتركز مهام إدارة التغيير في مشروع نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية في نشر التوعية بالنظام لمختلف مستخدمي النظام سواء على مستوى العاملين أو إداراتهم المعنية، هذا بالإضافة إلى بناء قدرات ومهارات الموظفين الماليين في القطاع الحكومي فيما يخص تطبيقات النظام، مساعدة المؤسسات على تقبل التغيير المصاحب لتطبيق النظام. بالاضافة الى اعادة هندسة نظم العمليات اللازمة لتطبيقات النظام وبما يتناسب مع الادوار والمسوليات الحديدة ويتم العمل على تنفيذ المهام أعلاه من خلال ثلاثة محاور اساسية هي:

  1. إعادة هندسة العمليات
  2. التدريب والتأهيل
  3. الإتصال.

حيث أن هذه االمحاور تعنى ب:

  • دراسة الأدوار والمسؤوليات للموظفين الماليين وتطويرها وتعديلها لتتناسب مع االأدورا والمسؤوليات الجديدة على النظام
  • تسهيل عملية التواصل مع المؤسسات الحكومية ومتابعة متطلباتها من أجل تمكين هذه المؤسسات من تنفيذ المسؤوليات والمهام الموكلة إليها بفاعلية.
  • توفير أدلة العمل والسياسات والمعايير الفنية اللازمة لتطبيق النظام
  • توفير البرامج التدريبية اللازمة لبناء مهارات وقدرات العاملين في مجال تطبيقات النظام
  • تقديم الخبرة ونقل المعرفة إلى الموظفين العاملين في المؤسسات لتصبح المؤسسة قادرة على العمل على النظام وتطبيقاته بها بشكل فعال.
  • رفع كفاءات ومهارات الموظفين الماليين لتهيئتهم لتقبل والتأقلم ودعم التغييرات الجديدة بما يضمن الحفاظ على مستوى عال من الإنتاجية وتحمل المسؤولية والاستمرارية في تحسين الأداء

ويتم التعامل في إدارة التغيير مع مختلف الأبعاد للمؤسسة من ناحية: الأشخاص، العمليات و الإجراءات، الهيكل التنظيمي، و الثقافة المالية للمؤسسة. وتبدأ مهام عملية تطبيق إدارة التغيير من المراحل الأولى للمشروع إلى مرحلة التطبيق الفعلي والعمل على النظام.

أهداف إدارة التغيير:
تهدف عملية إدارة التغيير إلى الآتي:

  • التواصل المستمر مع المستخدمين للنظام لتلبية اي متطلبات من شأنها تفعيل العمل على النظام
  • العمل على إنجاح المشروع.
  • التعامل مع اي معيقات من شانها أن تعارض تطبيق المشروع.
  • تحفيز مشاركة كافة الأطراف المؤثرة والمتأثرة بالمشروع للعمل سويا للتطوير والتغيير لضمان نجاح المشروع.
  • توفير قاعدة للتعريف بالتغييرات وفوائدها.
  • المشاركة في عملية تقييم الوضع بعد التطبيق.
  • العمل على وضع الخطط التدريبية الذي يضمن كفاءة تطبيق التغيير.
  • العمل على فهم التغيير والرؤيا المحددة للمشروع ونشر التوعية عن أهدافه وكيفية تطبيقه.
  • العمل على وضع خطة لتطبيق التغيير وتحديد الإستراتيجيات.
  • التأكد من توفر الدعم من قبل الإدارة العليا الفعالة والتي تعمل لتطبيق النظام بثبات
  • وجود وتحديث القوانين والأنظمة التي تدعم عملية تطبيق النظام