قصة نجاح - تطبيق نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS في وزارة الصحة كما يرويها العاملون بادارة الشؤون المالية بالوزارة

08/02/2015

بعد استكمال فريق عمل  نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS  في وزارة المالية من مرحلة الانتشار الاولى بنجاح في تطبيق النظام  في خمسة وأربعين وزارة ودائرة حكومية ومركز مالي تابع لوزارة المالية  مع نهاية العام  2012، شرعت مديرية ادارة المعلومات المالية الحكومية  في وزارة المالية التخطيط لعملية مرحلة الانتشار الثاني في تطبيق النظام على ما تبقى من وزارت  ودوائر حكومية ومراكز مالية مشمولة ضمن قانون الموازنة العامة للدولة   ووفق  ما هو مخطط له ضمن خطة عمل الانتشار في تطبيق النظام على الوزارات والدوائر الحكومية

وكما كان الحال في مرحلة الانتشار الاولى من  تطبيق النظام من رصد وتسليط للضوء على عدد من قصص النجاحات المتميزة في تطبيقه في كل من  الجمارك الاردنية ومديرية مالية محافظة الزرقاء  فإنها ترى انه لا بد من التوقف عند التطبيق المتميز للنظام  في واحدة من اضخم واهم الوزارات في الاردن من حيث بقعة انتشارها وخدماتها وعدد المديريات والدوائر والاقسام التي تغطي كافة المناطق وما لها من دور في التطور الصحي والطبي في الاردن الا وهي  وزارة الصحة الاردنية والإشادة  بالدعم والجهد والتعاون المبذول من قبل الادارة العليا والموظفون العاملون بالشؤون المالية الذين عملوا على تذليل الصعوبات لتطبيق النظام

باشر فريق عمل ادارة المعلومات المالية الحكومية في وزارة المالية  العمل على جمع البيانات  والمعلومات المالية  واجراء المعالجات المحاسبية المطلوبة  لغايات  الاعدادات المطلوبة لتطبيق النظام في وزارة الصحة (الموقع الأول المشمول  بمرحلة الانتشار الثانية من تطبيق نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية ). والتحقق من مدى توفر البنى التحتية اللازمة لتطبيق النظام  والعمل على توفيرها من قبل  وزارة الصحة  تحضيرا للتطبيق الفعلي في الموقع. ومن ثم  تاهيل وتدريب  المعنيين في الوزارة  من خلال عقد الدورات التدريبية للمستخدمين في الوزارة حيث غطى التدريب استخدام نظام GFMISوكيفية تشغيل انجاز المعاملات المالية اليومية.

هذا وقد تم مقابلة مجموعة من الموظفين  العاملين على النظام والذين يستخدمون تطبيقات النظام لبحث ماهية التأثيرات التي عكسها النظام على العمليات المالية   والمحاسبية التي يقومون بها سواء على مستوى شاغلى الوظائف الاشرافية أو الموظفين.

فقد وضح السيد  مدير النفقات في الوزارة  السيد محمد عمر ابو جبارة  بأنه كمسؤول مالي أصبح يشعر بالأمان والطمأنينة أثناء العمل بسبب وجود هذا النظام الذي يغطي كامل  الدورة المحاسبية من مقبوضات ومدفوعات وغيرها، كما أكد على أفضلية هذا النظام مقارنة بالأنظمة العاملة  السابقة التي كان يمكن اختراقها ويعود ذلك لكون هذا النظام مجرّب من جهات دولية وتشرف عليه وزارة المالية. وفي معرض حديثه عن التحديات

 

التي واجهت تطبيق  هذا النظام فقد أشار السيد مدير النفقات  بالجهد الدؤوب والمتواصل من قبل كافة المعنيين وعلى وجه الخصوص العاملون بالشؤون المالية في الوزارة بالتعامل مع الفترة  الانتقالية   لتطبيق النظام والذي ادى تطبيقه إلى احداث ثورة ونقلة نوعية فيطبيعة العمل، حيث أنه سهّل إنجاز التسويات البنكية وحال دون تأخيرها وأدى إلى الترابط مع  الدوائر المالية  للوزارة خارج عمان مما سهل العمل مع هذه الدوائر.

وأضاف السيد مدير النفقات  بأنه كان خائفا من تطبيق النظام في البداية  بكونه نظام جديد إلا أن جميع الأمور جرت بسهولة وأن تطبيق النظام كان في الوقت المناسب ولم يسبب أي تأخير على المراجعين وخدمتهم، بل أصبح بإمكان المراجع متابعة معاملته بسهولة.

وأشار ايضا  بأن هذا النجاح الكبير يعود إلى التعاون الكبير بين الزملاء الذين ما زالوا قائمين على معالجة المشاكل القليلة التي تواجههم من خلال التواصل مع الفريق الفني للنظام في مديرية ادارة المعلومات المالية الحكومية في وزارة المالية الذي يقدم الدعم اللازم دائما.

واختتم السيد مدير النفقات حديثه بالاشادة  بالنظام من حيث تحديد الصلاحيات والإختصاصات حيث أن النظام ساعده على تنظيم أمور العمل اليومية أضافة إلى إدارة قسمه والموظفين العاملين به حيث أن النظام يقوم على مبدأ وضوح الأدوار وتوزيع المهام والمسؤوليات بشكل متوزان ومنطقي ومبني على اسس وقنوات اتصال واضحة بين الرؤساء والمرؤسين الأمر الذي ينسج شبكة من الأمان عند إصدار أي مستند مالي أدائه على النظام السابق مما يسهل العمل ويسهل آلية طبعة الفواتير للمنتفعين. وفيما يتعلق بالسقف المالي فقد وضحت السيدة عائدة أنه أصبح بإمكانها العمل على أي مادة أو برنامج تريده على النظام. هذا وأشارت إلى أن النظام ساعد في تحديد المهام والأدوار والمسؤوليات لكل شخص. ومن الأمور التي أشادت بها السيدة عائدة هو شكل المستند الجديد الذي أصبح أجمل وأسهل للتعامل، إضافة إلى إمكانية معرفة الضرائب المترتبة على العميل وما إذا كانت مدفوعة أم لا والفترة الزمنية التي تشكلت فيها من خلال النظام الجديد.

وفي مقابلة مع السيدة  عائدة عسكر محاسبة المدفوعات في مديرية النفقات في الوزارة اشارت الى مزايا تطبيق النظام  من سهولة عملية تجهيز التقاريرحيث أصبح بإمكانها تجهيزها ومن ثم طباعتها بدلاً من تجهيزها والتعديل عليها يدويا بالسابق، ووضحت أن بإمكانها تحديد فترة زمنية للمستندات. أما بالنسبة للمستندات المحاسبية فقد أشارت إلى أن النظام الجديد مكنها من إدخال برامج ومواد متعددة على نفس المستند وهذا أمر لم يكن من الممكن

وفي مقابلة  مع السيدة ديمة الكيلاني رئيسة قسم تنفيذ الموازنة بالوزارة   التي اشارات الى التغيير  الذي طرأ على الاعمال المتعلقة بالموازنة فقد اشارت على ان النظام حقق امور لم تكن موجودة بالسابق ومنها ان دورة حوالة نقل العهدة اصبحت الان كاملة على النظام وان وجود الخطة المالية للحوالات المالية قد ساعدت على ضبط الحوالات والسقوف المالية، كما واشارت السيدة ديمة الى اهمية توفر بند الانفاق الفعلي وبند الانفاق على حوالات نقل العهدة الفعلي في الوقت الحالي والى امكانية الموظف من ضبط المناقلات المالية حسب النظام وقانون الموازنة

وفي مقابلة مع السيدة غادة طعمه مسؤولة الرواتب في الوزارة فقد بينت بأن النظام  قد ساعد في تنظيم العمل وعملية صرف الرواتب بسبب سهولة التعامل مع النظام وتطبيقه، وأضافت بأن النظام الجديد مكنها من معرفة وتحديد المواد التي يمكن الصرف عليها، ووضحت بأن النظام الجديد لا يجري عملية الصرف إن كان هناك عجز.

وفي مقابلة مع الانسة منى يغمور الموظفة العاملة في قسم النفقات اشارات  بأن النظام ساعد في الربط ما بين إدارة المشتريات وإدارة النفقات حيث أن أوامر الشراء أصبحت موجودة على النظام الجديد حيث تختار أمر الشراء المناسب دون تحضيره مسبقا كما في النظام القديم، وأن النظام الجديد يضبط الكمية مع العطاء المخصص. هذا وأضافت الآنسة منى بأن النظام الجديد أتاح إمكانية متابعة المعاملات ومعرفة مكان وجودها مما يسهل التعامل مع المراجعين وإمكانية إعطائهم التفاصيل المتعلقة بمعاملتهم

 وفي مقابلة مع السيدة أحلام يعقوب  العاملة  في مديرية النفقات/ قسم الخدمات الفندقية اوضحت  أن النظام الجديد أتاح لها فرصة معرفة قيمة الإقتطاعات المستندية وغيرها حيث هذه الميزة لم تكن متوفرة في النظام السابق. كما أشارت السيدة أحلام إلى أن النظام الجديد سهل التعامل بين الأقسام والمديريات وحسن التواصل بينها، كما أن المعلومات المتوفرة في الفواتير الآن أفضل وأوسع من السابق مما يمكنهم من مساعدة المراجع

واختتم لقائنا مع موظفي الدائرة المالية في وزارة الصحة بإجماعهم على التحسينات  والقيمة المضافة التي اضافها  تطبيق نظام GFMIS  على اعمالهم اليومية وبشكرهم لفريق عمل إدارة  المعلومات المالية الحكومية في وزارة المالية لجهودهم ومساعدتهم في انجاح وتطبيق النظام في وزارة الصحة حيث اعتبروا هذا النجاح نجاحا مشتركا لوزارة المالية ووزارة الصحة.