التعليمات التطبيقية للشؤون المالية لنظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS

28/04/2011

التعليمات التطبيقية للشؤون المالية لنظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS

 

في اطار استكمال الجوانب التشريعية لتطبيق نظام ادارة المعلومات المالية الحكومية على الوزارات والدوائر الحكومية انهت لجنة التشريعات في وزارة المالية من اعداد التعليمات التطبيقية للشؤون المالية لنظام ادارة المعلومات المالية الجكومية رقم (2) لسنة 2011 واجازتها من قبل معالي وزير المالية للعمل بها من تاريخ نشرها في الجريدة.

 

تعليمات تطبيقية للشؤون المالية لنظام ادارة المعلومات المالية الحكومية رقم ( 2 ) لسنة 2011 الصادرة استنادا لاحكام المادة (58) من النظام المالي رقم (3) لسنة 1994وتعديلاته

 

المادة (1):

تسمى هذه التعليمات (تعليمات تطبيقية للشؤون المالية لنظام ادارة المعلومات المالية الحكومية ) ويعمل بها اعتباراً من تاريخ نشرها في الجريدة الرسمية .

 

المادة (2) :

أ‌. ينظم مستند الصرف في الوحدة المالية في الدائرة من ثلاث نسخ معززاً بوثائق إثبات تصفية النفقة بعد تصديقها ويثبت عليه بخط واضح المبلغ رقماً وكتابة مع رقم الفصل والبرنامج والمادة وإسم صاحب الاستحقاق من ثلاثة مقاطع وعنوانه الواضح وملخصاً يوضح نوع النفقة وماهيتها وكتابة إسم منظم مستند الصرف من ثلاثة مقاطع وتوقيعه والتاريخ، على أن يحتفظ منظم المستند بالنسخة الثالثة.

ب‌. يتم تدوين قيمة الاقتطاعات المتحققة بموجب أمر القبض على متن المستند.

 

المادة (3) :

يسجل مستند الصرف على جهاز الحاسوب بعد التاكد من توافر المخصصات وغير ملتزم بها لغايات اخرىعلى ان يتم التسجيل تحت رقم متسلسل يسمى(الرقم الآلي) لكل مستند ويوقع الموظف المختص مع كتابة اسمه من ثلاثة مقاطع والتاريخ ويعتبر توقيعه إقرار منه بتوفر المخصصات.

 

المادة (4) :

في حالة اكتشاف خطأ في مستند الصرف من قبل المدقق او مجيز الصرف/ رئيس القسم يعاد المستند الى المحاسب لاجراء اللازم.

 

المادة (5) :

يحال مستند الصرف بعد استكمال إجراءات إجازة صرفه إلى أمين الصندوق والذي عليه أن يقوم بما يلي:

 ‌أ )   التأكد من استكمال المستند لمتطلبات تدقيقه وإجازته.

‌ب ) اصدار شيك بصافي قيمة المستند باسم المستفيد الكامل وتاريخ اصداره.

 ‌ج ) يثبت رقم الشيك وتاريخه بشكل واضح على جميع نسخ مستند الصرف وختمه بخاتم مدفوع على جميع نسخه ومرفقاته.

د)  يثبت رقم صرف شهري متسلسل على جميع نسخ مستند الصرف وعلى الشيك.

 

الماده(6):

1- على محاسب الرواتب تزويد محاسب الامانات بكشوفات تبين اجمالي وتفاصيل الاقتطاعات المتحققه على الرواتب مبينا فيها اسم الموظف المقتطع منه والجهة المستفيده ومبلغ الاقتطاع.

2- على محاسب الاقتطاعات تنظيم مستندات دفع الاقتطاعات مباشره على ان لا تتجاوز فترة اغلاق الشهر باسم صاحب الاستحقاق سواء اكانت اقتطاعات رواتب او اقتطاعات مستندية.

 

المادة (7) :

يتوجب على محاسب السلف عند صرف السلف اتباع الاجراءات التالية :

‌أ ) تصرف السلف وفق التشريعات المالية المعمول بها معززة بطلب من الدائرة المعنية.

‌ب ) ينظم أمر إعطاء سلفة بقيمة السلفة المطلوبة واسم حاملها والغاية من صرفها والجهة المطالبة لها وكيفية تسديدها.

‌ج ) يحول امر اعطاء السلفه الى محاسب النفقات/امانات ليتم تنظيم التزام مالي بقيمة السلفه على المخصص المتاح (نفقات/امانات) على حساب مخصصات الفصل والماده او الامانه التي صرفت السلفه من اجلها.

‌د ) تصرف السلفه من خلال حساب وسيط نفقات او امانات وتخضع لاحكام صرف النفقات/الامانات من توفر سقف مالي او رصيد بنكي

‌ه ) ينظم جدول بالسلف المصروفة حسب النموذج المقرر.

 

المادة (8):يتوجب على محاسب النفقات/الامانات عند تسديد السلف اتباع الاجراءات التالية :

‌أ ) إذا كان الاستحقاق الفعلي مسوي لقيمه السلفه يتم استكمال اجراءات مستند الالتزام الذي سبق ان تم تنظيمه معززاً بالوثائق اللازمة لتصفية النفقة على حساب مخصصات الفصل والمادة/الامانه التي صرفت السلفة من اجلها ويحسم كامل المستند لحساب السلفات المستردة.

‌ب ) إذا كان الاستحقاق الفعلي اكبر من السلفه تعدل قيمة مستند الالتزام حسب الاستحقاق الفعلي ويتم استكمال اجراءات المستند معززا بالوثائق اللازمة لتصفية النفقة على حساب مخصصات الفصل والمادة/الامانه التي صرفت السلفة من اجلها وتحسم قيمة السلفه ويتم دفع الرصيد الباقي بموجب شيك .

‌ج ) إذا كان الاستحقاق الفعلي اقل من السلفه تعدل قيمة مستند الالتزام حسب الاستحقاق الفعلي ويتم استكمال اجراءات المستند معززا بالوثائق اللازمة لتصفية النفقة على حساب مخصصات الفصل والمادة/الامانه التي صرفت السلفة من اجلها ويحسم كامل المستند لحساب السلفات المستردة ويتم دفع الرصيد المتبقي بموجب وصول مقبوضات لحساب السلف المسترده ويقوم المحاسب بتنظيم مستند صرف مدفوعات اخرى بموجب هذا الوصل لتسديد رصيد السلفه.

‌د ) على حامل السلف أن لا يتجاوز مقدار السلفة الممنوحة له عند استخدامها.

‌ه ) تخضع مستندات تسديد السلف لاحكام النظام المالي والتعليمات المعمول بها.

 

المادة (9):    إذا فقد الشيك المسحوب وأُشعرت الدائرة الساحبة بذلك يجب اتباع الاجراءات التالية:

 ‌أ ) التعميم على الشيك المسحوب المفقود من خلال إدارة البنك المسحوب عليه أو البنك المركزي بعدم صرفه إذا قدم للصرف وإعادته إلى الدائرة الساحبة مع ذكر إسم البنك ورقم الحساب المسحوب عليه ورقم الشيك وتاريخه وقيمته واسم المستفيد ويعتبر ذلك الشيك لاغياً.

‌ب ) يتم الغاءه عن النظام عن طريق رئيس القسم شريطة ورود اخر كشف لحساب البنك والتاكد من انه لا زال عالقا.

‌ج ) يصدر شيك جديد بنفس القيمه ويكتب في البيان بدلا من الشيك الملغي رقم() تاريخ() وتقبض قيمته امانه باسم المستفيد بعد اشعار البنك المسحوب عليه الشيك الملغي بعدم صرفه واعادته الى الدائرة الساحبه اذا قدم للصرف وذلك بعد انقضاء مدة لا تقل عن شهر من تاريخ الطلب من البنك التعميم على الشيك شريطة ورود أخر كشف لحساب البنك إلى الدائرة والتأكد من انه ما زال معلقاً.

‌د ) يتم تسوية الشيك الجديد بعد ورود قيمته في كشف البنك ويسقط رقم الشيك المفقود بعد الغاءه

 

المادة (10) :

في الحالات غير المنصوص عليها في هذه التعليمات تعتمد التعليمات التطبيقية للشؤون المالية رقم (1) لسنة 1995 وما طرأ عليها من تعديلات.