إدارة المدفوعات وفق نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS / بقلم هيثم الحلايقة

26/01/2011

يختص مسار إدارة المدفوعات بمتابعة وتنفيذ كافة العمليات المحاسبية والإجراءات المتعلقة بتنفيذ الموازنة العامة للدولة فيما يخص عمليات الدفع المختلفة، مثل نفقات الدائرة المالكة والمراكز المالية، ونفقات الدائرة المنفذة، والنفقات الممولة من القروض الخارجية، والدفع من حساب الأمانات، ودفع الاقتطاعات والمصروفات المستردة، ودفع وتسديد السلف، وعمليات رد الإيرادات، وتعتمد  إدارة المدفوعات في إتمام عملياتها المحاسبية على الترابط مع مختلف العمليات المالية الأخرى من عمليات إعداد الموازنة العامة وعمليات الإدارة النقدية وغيرها من العمليات بحيث أنه لا يمكن إتمام عمليات الدفع ما لم تكن تلك العمليات الاخرى قد أتمت عملها بنجاح وفيما يلي توضحيا لهذا الترابط ما بين إدارة المدفوعات والعمليات المالية الاخرى.

الترابط بين المدفوعات والموازنة العامة:

لا يمكن البدء بعملية تنظيم المستندات ما لم تكن قد صدرت الموازنة العامة وتم اعتمادها ومن ثم صدور الأوامر المالية (العامة والخاصة) وترحيلها الى الاستاذ العام، حيث تقوم إدارة المدفوعات ومن خلال النظام بفحص المخصص والتاكد من توفر وكفاية المخصصات والاوامر المالية.

الترابط بين المدفوعات وادوات تنفيذ الموازنة:

بعد ان يقوم النظام بفحص المخصصات والأوامر المالية لا بد من أن يكون قد صدرت الحوالات المالية للمواد المختلفة، بحيث يقوم النظام بالتأكد من توفر وكفاية هذه الحوالات والتي تعتمد بصدورها على وجود خطة مالية معتمدة وموافق عليها تبين الصرفيات على المواد المختلفة المتوقع الانفاق منها خلال الشهر القادم.

الترابط ما بين المدفوعات والمقبوضات:

كما تم توضيحه أعلاه فان الدورة المستندية في نظام الدفوعات لا يمكن أن تبدأ ما لم يتم توفير مخصص مسبق وكذلك الامر بالنسبة لعمليات الدفع من الأمانات بحيث يتم التحقق من الرصيد الدفتري للأمانات المختلفة وفي حالة توفرها فإنه يمكن البدء بعمليات تنظيم المستندات ومن ثم دفعها.

كما أنه في حال الدفع من الأمانات المتنوعة فإنه لا يمكن إتمام هذه العملية ما لم يكن هنالك وصل مقبوضات قد تم قطعه مسبقا من خلال نظام الإيرادات ويقوم نظام المدفوعات بالتحقق من الوصل واسم الدافع والمبلغ المراد رده.

الترابط بين المدفوعات والإدارة النقدية:

حيث يتم إعداد الخطة المالية من خلال الإدارة النقدية والتي تعتمد في إعدادها على مدخلات مسار المدفوعات بالإضافة إلى تقدير النفقات لنهاية الشهر وبناء على هذه البيانات يتم إصدار الحوالات المالية وبعد ذلك يتم إصدار السقوف المالية بناءأ على الحوالات المالية والتي تمكن إدارة المدفوعات من إتمام عمليات الدفع وإصدار الشيكات ضمن هذه السقوف.

الترابط ما بين إدارة المدفوعات وإدارة الاستاذ العام:

حيث يتم عكس جميع نتائج أعمال إدارة المدفوعات في الأستاذ العام مباشرة والتي بدورها تقوم بترحيل هذه البيانات من أجل الحصول على التقارير المالية المختلفة (خلاصة حسابية، ميزان مراجعة، موقف مالي(.

الترابط ما بين إدارة المدفوعات وإدارة المشتريات:

حيث تم إدخال إدارة المشتريات بشكل الي من خلال نظام ادارة المعلومات المالية الحكوميةGFMIS بحيث يتم إصدار أوامر الشراء من خلال النظام وبناء عليه لا يمكن إجراء عمليات دفع الفواتير المرتبطة بأوامر الشراء ما لم تكن هذه الأوامر قد تم إدخالها على النظام واعتمادها ومن ثم استلامها استلام نهائي.

تم بناء النظام بحيث يتضمن شاشتين رئيسيتين هما:

  • شاشة الفواتير
  • شاشة المدفوعات

 

  • شاشة الفواتير:وهي الشاشة الرئيسية في نظام إدارة المدفوعات ويتم من خلالها البدء بالعمليات المالية المختلفة والخاصة بالنفقات أو الأمانات ومن هذه العمليات:
  • النفقات.
  • الامانات.
  • المصروفات المستردة.
  • الدفعة المقدمة (السلف(.

ويتم من خلال هذه الشاشة الاجراءات التالية:

  1. تنظيم المستندات وطباعتها
  2. التحقق من المخصصات او الارصدة الدفترية للامانات
  3. التحقق من ارقام الوصولات
  4. التحقق من وجود الحوالات وكفايتها
  5. التحقق من سلامة البيانات وصحتها بشكل عام.

 

  • شاشة المدفوعات

ويتم من خلال هذه الشاشة اصدار الشيكات او وصولات المقبوضات لمختلف انواع المستندات ،ويتم من خلال هذه الشاشة الاجراءات التالية:

  1. اصدار الشيكات او وصولات المقبوضات وطباعتها
  2. التحقق من السقوف المالية وكفايتها
  3. كما توفر عمليات دفع اكثر من مستند بموجب شيك واحد

 

بالاضافة الى اليات الترابط ما بين الأنظمة المختلفة واليات التحقق التي يوفرها نظام إدارة المدفوعات فإن هنالك مجموعة كبيرة من التقارير يوفرها نظام إدارة المدفوعات بحيث يتم توفير كافة البيانات المختلفة التي يحتاجها المستخدم بالاضافة الى اليات الاستعلام المتعددة والتي تمكن المستخدم من الحصول على البيا نات المختلفة وباقصر الطرق.

ولغايات تطبيق هذا النظام فقد تم إعادة بناء وهيكلة بعض العمليات المالية من خلال إدارة المدفوعات ومنها:

  1. دفع وتسديد السلف.
  2. معالجة المصروفات المستردة.

----------------------------