مهام وواجبات اقسام GFMIS

قسم ادارة المشاريع والموازنة

الرقم

المهام والواجبات

1

المشاركة في مرحلة التصميم والتطوير فيما يخص أعمال التخطيط وإعداد الموازنة وإدارة المشاريع

2

المشاركة في وضع أي تصورات مستقبلية قد يتطلبها التغيير على مسار عمليات الموازنة

3

التحقق من ان النظام يلبي متطلبات التخطيط للموازنة وإدارتها وتنفيذها وكذلك يلبي متطلبات إدارة المشاريع

4

التحقق من ان النظام يوفر كافة المعلومات عن المشاريع مثل الوزارة المنفذة – رمز المشروع-مدة المشروع-جدول الصرفالنفقات الحقيقية

5

المشاركة في بناء برامج الفحص وإجراء الفحص على العمليات المستخدمة

 

قسم عمليات الادارة النقدية

الرقم

المهام والواجبات

1

تلبية الاحتياجات فيما يخص التقارير المطلوبة في مجال الادارة النقدية

2

التأكد من ان النظام سوف يوفر متطلبات معالجة المقبوضات والتحويلات المتعقلة بالحسابات البنكية

3

التأكد من ان النظام لديه القدرة على ادخال ملفات الكترونية من خلال انظمة خارجية

4

البحث والمشاركة مع الشركة المنفذة في مرحلة تطوير وتصميم النظام

5

ضمان ان النظام يؤمن واجهة اتصال مع انظمة ادارة الدين الخارجي والبنك المركزي

6

المشاركة في عمليات الفحص المختلفة لعمليات الايرادات والنفقات والنقود المنقولة والعمليات المتعلقة بالادارة النقدية

 

قسم عمليات المدفوعات والمشتريات

الرقم

المهـــام والواجـــبات

1

المشاركة في عملية تطوير الاجراءات التي يتطلبها النظام

2

المشاركة في فحص عمليات الشراء للتأكد من ان النظام يوفر متطلبات مثل الحفاظ على معلومات الشراء المتعددة عن الفواتير والموردين والاعتمادات وغير ذلك وتوفير ميزة لطباعة التقارير والنماذج

3

تلبية جميع متطلبات عمليات الشراء والدفع المطلوبة

4

التأكد من ان النظام يوفر تسهيلات دفع نفقات الموازنة وكذلك ميزة التدقيق الالكتروني والمطابقة مع المرفقات

5

التأكد من ان النظام يوفر ميزة تحميل طلبات الشراء من انظمة خارجية وكذلك ميزة منع دفع الفواتير الا بعد مطابقتها مع اوامر الشراء والتسليم

 

 

قسم عمليات الحسابات

الرقم

المهام والواجبات

1

المشاركة في فحص النظام فيما يتعلق بالعمليات المحاسبية وتنفيذها وان النظام يؤمن التكامل التام بين الوحدات المحاسبية المختلفة

2

التأكد من ان النظام قادر على اجراء مطابقات آلية مثل التسويات البنكية وغيرها

3

التأكد من ان متطلبات محاسبة السجل العام ومتطلبات ادارة التقارير يوفرها النظام

4

ضمان توفير التقارير المالية المختلفة ابتداء من التقارير الاولية مثل المواقف المالية والخلاصات الحسابية وصولاً الى التقارير الحكومية الكلية

 

قسم عمليات القبض والايرادات

الرقم

المهام والواجبات

1

المشاركة في عمليات الفحص المختلفة لعمليات القبض كافة والمتضمنة الايرادات و الامانات وغيرها والتي سوف يوفرها النظام

2

التأكد من أن النظام سوف يوفر متطلبات معالجة المقبوضات والايرادات من  الأنظمة الأخرى

3

التأكد من أن النظام لديه القدرة على إدخال ملفات الكترونية من خلال أنظمة خارجية

4

البحث والمشاركة مع الشركة المنفذة في مرحلة تطوير وتصميم النظام

5

التأكد من ان النظام يلبي الاحتياجات فيما يخص التقارير المطلوبة في مجال النقدية والإيرادات

 

قسم التطوير ودعم نظام Gfmis

الرقم

المهـــام والواجـــبات

1

دراسة وتحديد الاحتياجات المتعلقه بتطوير وتحديث النظام وبالتنسيق مع فرق المشروع المختلفه.

2

الاشراف على الشاشات و التقارير وواجهات الربط التي يتم تطويرها من قبل الشركة المنفذة.

3

تطوير تقارير على النظام وتوثيق العمل على هذه التقارير.

4

مراجعة الوثائق الفنية الخاصة بالتقارير وواجهات الربط والتعديلات والاضافات التي تمت على النظام RICE.

5

 وضع خطة العمل الخاصة بعملية جمع وتنقيح و نقل البيانات الخاصه بالمواقع التي سيتم تطبيق النظام لديها خلال مراحل المشروع المختلفة.

6

دراسة ربط نظام GFMISمع أي نظام محوسب مطبق حسب حاجة العمل ووضع خطة التطوير اللازمه لربطه.

7

متابعة العمل على الاصدارات الجديده الخاصه بالنظام.

8

نقل البيانات (ETL) المأخوذة من الأنظمة السابقة ومراجعتها وتنقيحها وتحميلها على النظام الجديد، ويشمل ذلك البيانات اللازمة لتشغيل النظام والبيانات التاريخية.

9

تطوير برامج الموائمة اللازمة للبيانات التاريخية Mapping.

10

تطوير أي أنظمة محوسبه تتبين الحاجة لها وتخص أعمال فرق المشروع المختلفة .

11

معالجة المشاكل التي يتم تسجيلها عن طريق مركز دعم مستخدمي النظام ومتابعة حلها.

12

توفير فريق فني قادر ومؤهل على تقديم الدعم الفني للنظام بعد تطبيقه في الوزارات والمؤسسات المختلفة.

 

 

 

قسم الاتصال والانتقال

 

الرقم

المهام والوجبات

1

نشر الوعي  والتعريف بنظام ادارة المعلومات المالية الحكومية GFMIS   من خلا ل استخدام وسائل وادوات اتصال فعالة تسهم في تعزيز اتجاهات وثقافات الفئات المستهدفة لاعتماد وتطبيق النظام وادامته ويتضمن ذلك :-

-    تنظيم وعقد الورش التعريفية بنظام ادارة المعلومات المالية الحكومي للفئات المستهدفة من النظام.

-    تزويد الفئات المستهدفة ومستخدمي النظام بالادلة والنشرات التعريفية والموضوعات المتخصصة بالنظام.

-    التواصل المباشرمع مستخدمي النظام من خلال الموقع الالكتروني والرد على استفساراتهم ومقترحاتهم.

-    التغطية الاعلامية والصحفية للاحداث والانشطة المهمة لمشروع نظام ادارة المعلومات المالية الحكومي.

-          اجراء اللقاءات والحوارات ”ريبورتاج” مع مستخدمي النظام " قصص النجاح".

-          تعزيز التواصل المستمر مع مستخدمي النظام من خلال وسائل الاتصال المتاحة.

-          متابعة تطوير وتحديث الموقع الالكتروني لنظام GFMIS

 

2

·    الوقوف على التغذية الراجعة( اتجاهات وانطباعات ) مستخدمي النظام بخصوص:

-          مستوى الخدمة المقدمة من ادارة المشروع لمسارات العمل المختلفة.

-          مستوى جودة تطبيقات النظام وتلبية احتياجات      مستخدميه.

·    اعداد الدراسات والمسوحات اللازمة  لغايات االحصول على التغذبة الراجعة .

·         الزيارات الميدانية لمستخدمى  النظام .

 

 

 

 

قسم البرامج وبناء القدرات لمشروع Gfmis

الرقم

المهـــام والواجـــبات

1

دراسة الاحتياجات التدريبية للموظفين في الوزارات والدوائر الحكومية المعنية بتطبيق نظام GFMIS.

2

إعداد خطة إستراتيجية لنشاطات القسم والعمل على استحداث الأدوات والآليات لتطوير أعمال القسم .

3

إعداد الخطط التنفيذية لتلبية الاحتياجات التدريبية لموظفي الوزارات والدوائر الحكومية على نظام GFMIS.

4

تصميم البرامج والمواد التدريبية الخاصة لكل مسار من مسارات المشروع بالتنسيق مع الشركة المنفذة للمشروع.

5

الإشراف على عمليات تنفيذ البرامج التدريبية الخاصة بنظام GFMISوفق المعايير المحددة .

6

اختيار وإعداد مدربين من مستخدمي النظام وتبني البرامج اللازمة لتطوير قدراتهم بشكل مستمر .

7

التقييم المستمر للعملية التدريبية من خلال نماذج التقييم المعتمدة و نظام WEB QUIZ(الكترونياً) وإعداد التقارير الدورية بذلك ودراسة فرص التحسين.

8

تلبية احتياجات العملية التدريبية لمستخدمي النظام وتوفير القاعات التدريبية الملائمة وكافة مستلزماتها  .

9

توفير قاعد بيانات بالعملية التدريبية كاملة بحيث يستفاد منها في مرحلة الانتشار والتوسع للمشروع.

 

 

 

قسم مركز دعم مستخدمي نظام Gfmis

الرقم

المهـــام والواجـــبات

1

تأسيس مركز الاتصالات الخاص بتلقي استفسارات وشكاوي مستخدمي النظام في المواقع المختلفة.

2

تحديد وسائل الاتصالات اللازمة لتسهيل عملية تلقي الاتصالات.

3

تحديد موظفي خط الدعم الأول للنظام لدى الجهات والمواقع المختلفة.

4

تقديم الدعم المباشر لمستخدمي النظام حيث أن مركز الاتصالات يشكل خط الدعم الثاني، و/أو تحويل المشكلة للشخص أو الفريق المعني.

5

متابعة ticketsالتي يتم استلامها من المواقع المختلفة ومتابعة حل المشكلة لدى الطرف المعني لحين الانتهاء منها وإغلاقها وتبيلغ المتصل بذلك.

6

العمل ضمن شفتات لضمان استمراية تقديم الدعم للمواقع المختلفة لأطول فترات ممكنة.

7

إصدار التقارير الإحصائية بخصوص المشاكل الواردة والتي تم حلها أو تلك العالقة.

8

إصدار التعاميم الصادرة عن إدارة المشروع لمستخدمي النظام في جميع المواقع.

9

انشاء ، مراجعة وتقييم السياسات المتعلقه بالمعلومات ، الأنظمه و الشبكات بناءاعلى التكنولوجيا واحتياجات العمل.

10

المساعده على تطوير و تطبيق الاجراءات المتعلقه بالاجهزه و الشبكه.

11

البحث و التحري عن محاولات اساءة استخدام الأجهزه أو محاولات الأختراق للشبكه او سياسات أمن المعلومات.

12

تحليل المخاطر (التهديدات و نقاط الضعف) لبيئة العمل وأخذ الموافقات اللازمه من الأداره .

13

تقييم أي تخريب أوضياع لأي معلومات سريه والقيام بالتحري عن الحقائق و كتابة ومتابعة التقارير مع الأداره العليا.

14

مساعدة المحللين الرئيسيين في مراجعة وحل المشاكل المتعلقه باختراق سياسة أمن المعلومات.

15

وضع ، مراجعة وتدقيق أي خطط لها علاقه بأمن المعلومات مثل disaster recovery, business continuity, as well as backup and recovery plans;

16

التحري عن الحوادث المتعلقه بأمن المعلومات و كتابة تقارير فنيه بالاسباب ونقاط الضعف و الوصايه بطرق الوقايه أو العلاج.

 

قسم ادارة الشبكات والتشغيل وقواعد البيانات لنظام Gfmis

الرقم

المهـــام والواجـــبات

1

تعريف وبناء البنية التحتية لهيكل النظام والذي يشمل الأجهزة والشبكات وجميع ملحقاتها .

2

استلام وفحص الأجهزة المستلمة ( أجهزة رئيسية وشخصية ، طابعات ، أجهزة اتصال ، أجهزة تخزين) خلال مراحل المشروع  المختلفه.

3

وضع الوثائق اللازمة لعمليات الفحص وتنفيذ هذه العمليات والتأكد من عدم وجود أي خلل .

4

صيانة وتشغيل مركز الأجهزة الرئيسية في المشروع .

5

الفحص المستمر للتأكد من ضمان وسرية البيانات التي يتم تراسلها على الشبكة والأجهزة الخادمة للمشروع.

6

القيام بمهمة تقديم الدعم الفني وحل أي مشاكل تطرأ على الأجهزة الرئيسية والتشغيلية والشبكات .

7

الزيارات الميدانية للمواقع التي يتم ضمها لشبكة نظامGFMIS  وتحديد احتياجاتها من أجهزة وطابعات وغيرها

8

المتابعة مع وزارة الاتصالات بخصوص إضافة المواقع للشبكة الحكومية الآمنة ومراقبة السعة التي يتم تحديدها لكل موقع .

9

  Disaster Recovery             إدارة وتشغيلالموقع البديل الآمن الخاص بالمشروع ومتابعة عملية تراسل البيانات بين الموقعين .

10

فحص جاهزية الانتقال للموقع البديل الآمن بشكل دوري في حال حدوث أي خطر .

11

ضمان استمرارية عمل الأجهزة الرئيسية للأنظمة وقواعد البيانات .

12

وضع الخطط المستقبلية لعملية استيعاب تزايد حجم البيانات .