الاتصال

عملية التواصل هي أساس العلاقات الإنسانية والتفاهم الإنساني، وهي العملية التي يتم بمقتضاها تكوين العلاقات بين أعضاء المجتمع وتبادل المعلومات والآراء والأفكار والتجارب فيما بينهم، حيث أنها سلوك افضل السبل والوسائل لنقل المعلومات والمعاني وتعتبر إدارة الإتصال عنصراً رئيسياً للإدارة الناجحة وإنجاز المشاريع المرتبطة بالتغيرات التكنولوجية، حيث أن التغييرات الرئيسية في النظام، وخاصةً في تكنولوجيا المعلومات تستغرق وقتا طويلا (حتى ما بعد الإنتقال لفترة التطبيق الفعلي) إلى أن تنفذ تنفيذاً كاملاً. فهي عبارة عن إعادة تنظيم الكيانات الحكومية لتلبية المتطلبات المتغيرة المتعلقة بتحسين العمليات المالية لتصبح أكثر تكاملاً، ومواكبة لأحدث التكنولوجيا.

فهي الأداة الرئيسية التي التي بواستطتها تستطيع إدارة المشروع للتأثير على درجة الوعي والالتزام لدعم هذا الإنتقال. ولزيادة فعالية هذه الإدارة إلى أقصى درجة، يجب أن يكون استخدامها مخطط له بنفس درجة الانضباط في كل المواقع. حيث يجب على الاتصالات أن تستهدف مجموعات الشركاء الرئيسيين بأفضل الرسائل لتغيير والتأثير باتجاهات موظفي وإدارات القطاع العام في الأردن لقبول نظام إدارة المعلومات المالية الحكومية والإنتقال لتطبيقه ووضعه موضع التنفيذ

ان إدارة الإتصال الفعالة في المشروع جنباً الى جنب مع التدريب الفعال قد تشكل الفارق بين النجاح والفشل. وتتعلق إدارة الإتصال في هذا المشروع بإدارة التوقعات والمخاوف والفوائد المتوقعة لأصحاب المصلحة على كل من المدى القصير والمتوسط والطويل. كما وتهتم بالعمل التشاركي مع اصحاب المصالح المعنيين بنظام ادارة المعلومات المالية الحكومية التي تصب في تحقيق رؤية الاتصال وتتمثل أهدافها بالمشروع ب:

  • الحد من التخوف ومقاومة التغيير بين صفوف الإدارة العليا والمستخدمين الرئيسين والمستخدمين النهائيين.
  • ضمان الإنتقال السلس من النظام المالي الحالي الى النظام الإداري المالي الحكومي الموحد للدوائرالريادية والإستكمال الناجح للمشروع.
  • نشر الوعي والترويج بنظام ادارة المعلومات المالية الحكومية باستخدام وسائل وادوات اتصال فعالة تسهم في تعزيز اتجاهات وثقافات الفئات المستهدفة لاعتماد وتطبيق النظام وادامته.
  • دعم وتيسيير كافة عمليات الاتصال اللوجستي بين الفرق العاملة في النظام وأصحاب المصالح.

 

و تقوم إدارة الإتصال على تحقيق هذه الأهداف من خلال:

  • تنظيم وعقد الورش التعريفية بنظام ادارة المعلومات المالية لحكومي للفئات المستهدفة من النظام.
  • تزويد الفئات المستهدفة ومستخدمي النظام بالادلة والنشرات التعريفية والموضوعات المتخصصة بالنظام.
  • تعزيز التواصل المستمر مع مستخدمي النظام من خلال وسائل الاتصال المتاحة.
    • تزويد مستخدمي النظام بالنشرة الشهرية الالكترونية
    • تزويد مستخدمي النظام بالرسائل الالكترونية الموجهة ( التعريفية بالنظام والفنية)
    • التواصل المباشرمع مستخدمي النظام من خلال الموقع الالكتروني والرد على استفساراتهم ومقترحاتهم.
    • اتاحة المجال لمستخدمي النظام من الاستفادة من دليل المستخدم الالكتروني.
    • تزويد مستخدمي النظام بدليل لاجراءات المالية الموحد لحكومة المملكة الاردنية الهاشمية
    • تزويد مستخدمي النظام بالنشرات التعريفية الورقية
    • اجراء اللقاءات والحوارات ”ريبورتاج” مع مستخدمي النظام.
  • التغطية الاعلامية والصحفية للاحداث والانشطة المهمة لمشروع نظام ادارة المعلومات المالية الحكومي.
    • اصدار النشرة الشهرية الالكترونية والتي تتضمن الموضوعات التالية:-
      • اسال الخبير
      • المستخدم المميز للنظام
      • موضوعات فنيية بالنظام
    • تغطية الانشطة الرئيسية لتقدم سير العمل في تطبيق النظام.
    • التغطية الاعلامية لنظام ادارة المعلومات المالية الحكومي عبر وسائل الاعلام المرئي والمقروءة.(الصحف ، التلفزيون، الموقع الالكتروني).
  • الوقوف على التغذية الراجعة( اتجاهات وانطباعات مستخدمي النظام ) مستخدمي النظام بخصوص:
    • مستوى الخدمة المقدمة من ادارة المشروع لمسارات العمل المختلفة.
    • مستوى جودة تطبيقات النظام وتلبية احتياجات مستخدميه
  • دعم وتعزيز قبول النظام من قبل المستخدمين
    • اختيار المستخدم المميز لنظام ادارة المعلومات المالية الحكومي في الوزارات والدوائر الحكومية المطبقة للنظام، وهو الموظف الذي
      • يظهرمعرفة وفهما ودراية كبيرة بالنظام.
      • مهارة وتمكنا من تشغيله واستخدامه.
      • القدرة على الاستفادة من تطبيقاته وخياراته في تسيير شؤون العمل وتسريع وتيرة الانجاز.
      • تطويع اية مواقف او حالات خاصة يمكن ان تواجهه اثناء تقديمه الخدمة الى متلقيها
      • نقطة مرجعية بالنسبة لزملائه مستخدمي النظام